Отражение покупки лицензии на ПО в 1С БП 3.0 по ФСБУ 14

Рассмотрим, как в программе 1С Бухгалтерия предприятия 3.0 отразить аренду 1С в облаке, например, когда вы приобретаете 1С у нас в облачном сервисе

Обратите внимание, что с 2024 года вступило в силу ФСБУ 14/2022 "Нематериальные активы", где в пункте 4 перечислены признаки принадлежности актива к НМА для целей бухучета:

1. Не имеет материально-вещественной формы

2. Предназначен для использования в обычной деятельности при производстве/продаже/выполнении работ/оказания услуг/предоставления за плату во временное пользование/управленческих нужд или для нужд НКО для достижения целей, ради которых она создана

3. Предназначен для использования в течение периода более 12 месяцев

4. Способен приносить экономические выгоды в будущем

5. Может быть идентифицирован из других активов или отделе о них

ФСБУ 14 устанавливает правила для БУ, а в НУ неисключительные права на программы ЭВМ, баз данных отражаются в составе косвенных расходов в течение срока лицензии. Если срок лицензии не установлен, то он считается равным 5 годам. Если в договоре указано, что он бессрочный, то срок действия прав определяется самостоятельно по периоду получения экономических выгод.

Лицензии на ПО для ЭВМ, которой является и аренда облачной 1С, отражаются в учете со своими особенностями.

Отражение лицензии как НМА

Если лицензия удовлетворяет критериям п. 4 ФСБУ 14/2022, то отражаем ее как НМА. Формируем документ Поступление НМА (ОС и НМА – Поступление НМА), заполняем в шапке дату, контрагента, договор, проверяем счета расчетов с контрагентом. А в табличной части указываем НМА в виде лицензии на программу 1С. Если первичным документом выступает УПД, то включите в нижней части документа переключатель УПД

В карточке НМА укажите Вид НМА – Лицензии и разрешения, в поле Налоговый учет установите переключатель на Нематериальный актив

Далее оформляется документ Принятие к учету НМА (раздел ОС и НМА – Принятие к учету НМА). По времени он должен быть позже, чем документ поступления НМА. Во вкладке Внеоборотный актив укажите:

Вид объекта – Нематериальный актив

Способ поступления – Приобретено за плату

Нематериальный актив – укажите тот же элемент справочника НМА, что был в документе поступления НМА

Счет – 08.05

Нажмите кнопку Рассчитать суммы и заполнятся поля Стоимость и Стоимость НУ

На вкладке Бухгалтерский учет укажите:

Счет учета – 04.01

Счет начисления амортизации – 05, галка начислять амортизацию

Выберите Способ отражения расходов по амортизации и Срок полезного использования

На вкладке Налоговый учет укажите:

Порядок включения стоимости в состав расходов – Включение в расходы при принятии к учету

Так как для целей налогообложения прибыли лицензии не признаются НМА и учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно п. 1 ст. 256, пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ и мнения Минфина (письмо Минфина России от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167), затраты на приобретение лицензий включаются в расходы равномерно в течение срока действия лицензионного договора.

Поэтому в поле Способ отражения расходов – создайте нужный способ отражения, где будет счет затрат 97.21, чтобы задействовать механизм расходов будущих периодов. Заполняем карточку расходов будущих периодов, где укажите:

Вид расходов переключите на "Прочие расходы"

Вид для НУ – Прочие

Вид актива в балансе – Прочие оборотные активы (но это на самом деле не важно, так как Баланс заполнится оп данным БУ, а мы сейчас делаем настройку для НУ)

Сумма – указывается справочно (можно не указывать вообще, так как программа определит ее по данным учета)

Признание расходов – заполняете в соответствии с вашей учетной политикой, в примере "По месяцам"

Период списания – период действия лицензионного договора

Укажите также счет и аналитику затрат

Проводки по документу Принятие к учету НМА:

Далее при проведении регламентных операций в Закрытии месяца в НУ будут списываться расходы, согласно установленным параметрам для списания расходов будущих периодов. Детально можно сформировать Справку-расчет списания расходов будущих периодов (НУ)

В БУ со следующего месяца, после принятия к учету НМА, будет начисляться амортизация при закрытии месяца, что можно будет проверить по Справке-расчету амортизации (БУ)

Отражение лицензии не как НМА

Если:

• лицензия не удовлетворяет критериям НМА из п. 4 ФСБУ 14/2022;

• стоимость лицензии не превышает лимит существенности, установленный в вашей организации;

• ваша организация имеет право вести упрощенный бухгалтерский учет.

В таких случая отражение происходит по следующей схеме

Формируем документ Поступление услуг (Покупки – Поступления (акты, накладные, УПД) – Поступление – Услуги). Заполняем в шапке контрагента, договор, проверяем счета расчетов с контрагентом, а в табличной части указываем услугу, а в счетах учета заполняем для БУ и для НУ

Для БУ счет затрат 97.21. Заполняем карточку расходов будущих периодов, где укажите:

Вид расходов переключите на "Прочие расходы"

Вид для НУ – Прочие

Вид актива в балансе – Дебиторская задолженности (если учитываем предоплаченную подписку на доступ к облачному продукту)

Сумма – указывается справочно (можно не указывать вообще, так как программа определит ее по данным учета)

Признание расходов – заполняете в соответствии с вашей учетной политикой, в примере "По месяцам"

Период списания – период действия лицензионного договора

Укажите также счет и аналитику затрат

Для НУ счет затрат 97.21.

Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ и мнения Минфина (письмо Минфина России от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167), затраты на приобретение лицензий включаются в расходы равномерно в течение срока действия лицензионного договора.

Заполняем карточку расходов будущих периодов, где укажите:

Вид расходов переключите на "Прочие расходы"

Вид для НУ – Прочие

Вид актива в балансе – Прочие оборотные активы (но это на самом деле не важно, так как Баланс заполнится оп данным БУ, а мы сейчас делаем настройку для НУ)

Сумма – указывается справочно (можно не указывать вообще, так как программа определит ее по данным учета)

Признание расходов – заполняете в соответствии с вашей учетной политикой, в примере "По месяцам"

Период списания – период действия лицензионного договора

Укажите также счет и аналитику затрат

Проводки по документу Поступление услуг:

Далее при проведении регламентных операций в Закрытии месяца в НУ будут списываться расходы, согласно установленным параметрам для списания расходов будущих периодов. Детально можно сформировать Справки-расчеты списания расходов будущих периодов (БУ) и (НУ)